试论基层法院的档案管理工作

张智涛


　　人民法院的档案是国家档案的重要组成部分，真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，是维护法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。随着社会的不断进步，档案的拥有量和使用量日益增多，法院档案的管理工作必须坚持高起点、高标准、高要求，突出规范化、科学化、现代化，不断提高法院档案质量和档案的有效开发和利用，更好地服务审判服务社会。

一、目前基层法院档案管理存在的问题

　　随着法院档案工作重要性的日益显现，多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫，如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心，做到办公、库房、阅卷三分开，购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，取得一定成效。但不可否认的是，目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。
　　1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册，1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册，到2008年8月，全院库存档案数量已经达到66378卷116953册，其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册，增长速度可见一斑。
　　2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定，各基层法院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影响，大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾，导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜，无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。
　　3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》（下称《办法》），时至今日，随着社会生活日新月异的变化，世界经济突飞猛进的迅速发展，该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长期”，然而随着经济的迅猛发展，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院，若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大，笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存，五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件，因被告下落不明，缺席判决就定为永久卷，或是一件标的不满1000元标准的普通案件，仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷，笔者认为不妥，定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果：维持原判，依法改判、发回重审，而改判又分为部分改判或变更原判决的全部，此项规定较难执行，这样的案卷定为长期卷即可。因此，《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展，人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，根据新形势新特点，重新确定相关管理办法，发挥法院档案利用的实际效益，更好地服务审判。

二、解决问题的相关对策建议

　　时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求不断创新，如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务，是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。
　　1、抓领导，积极争取支持
　　加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。
　　2、抓队伍，提高人员素质
　　注重加强专职档案人员培训，参加上级法院、档案局组织的档案业务培训，并邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训，重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导，有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员，应进行手把手地业务指导，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求，确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，促使其掌握必要的档案知识。
　　3、抓质量，严格把好“四关”
　　为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正，一要把好质量评查关，把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查；二要把好归档关，应对各部门上交的各类档案坚持原则，严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；三要把好保管关，库存档案要经常检查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；四要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。
　　4、抓规范，实现长效管理
　　加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一此借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。
　　5、抓硬件，完善基础设施
　　进一步优化档案管理工作环境，在抓好软件建设的同时，尤其要注重硬件设施的达标，严格按照标准要求配置设施，为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用，将所有门类档案逐页扫描进行微机录入，实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档，强化档案网络建设，充分发挥内部局域网优势，进一步开发、利用、调取库存档案。



福建省厦门市科学技术局厦门市民政局


厦科联〔2003〕19号
关于印发《厦门市科技类民办非企业单位登记审查与管理暂行规定》的通知


　　各有关单位：


　　为推动我市科技类民办非企业单位的发展，根据国务院《民办非企业单位登记管理暂行条例》和科技部、民政部《科技类民办非企业单位登记审查与管理暂行办法》，以及民政部《民办非企业单位登记暂行办法》的规定，结合我市实际情况，制定本规定。现印发给你们，请遵照执行。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　厦门市科学技术局　　　　厦门市民政局


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　厦门市财政局　　　　　　厦门市地税局

　　　　　　　　　　　　　　厦门市科技类民办非企业单位登记审查与管理暂行规定


　　第一条　为了规范厦门市的科技类民办非企业单位的管理，促进民办非企业单位的健康发展，根据国务院《民办非企业单位登记管理暂行条例》（以下简称《条例》）和民政部《民办非企业单位登记暂行办法》（以下简称《办法》）及科技部、民政部《科技类民办非企业单位登记审查与管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》）的规定，结合我市实际情况，制定本规定。


　　第二条　本规定所称科技类民办非企业单位，是指企事业单位、社会团体和其它社会力量以及公民个人主要利用非国有资产举办（非国有资产所占的比例不低于总资产的三分之二），不以营利为目的，专门从事科学研究与开发、成果转让、科技咨询与服务、科技成果评估以及科技知识传播与普及等业务的民办非企业单位。


　　第三条　市科技行政管理部门是科技类民办非企业单位的业务主管单位。科技类民办非企业单位的设立需经市科技行政管理部门审查同意。市民政部门是科技类民办非企业单位的登记管理机关，负责经科技行政管理部门审查同意的科技类民办非企业单位的登记管理。


　　第四条　民办非企业单位的设立，其名称应事先报送登记管理机关核准。经登记管理机关核准登记的民办非企业单位名称受法律保护。


　　第五条　向市科技行政管理部门申请设立科技类民办非企业单位，应当具备下列条件：


　　（一）业务范围和活动领域符合国家和省、市科技政策和法规；


　　（二）有规范的名称和必要的组织机构；


　　（三）有与业务范围和业务量相当的科技人员和业务人员，大专以上学历的科技人员占从业人员总数的30%以上，关键业务岗位主要负责人由科技人员担任；


　　（四）有与其业务活动相适应的合法财产和开办资金，其合法财产中的非国有资产份额不得低于总财产的三分之二；


　　（五）具备必要的场所、科研设施和条件；


　　（六）具备国家规定的其它条件。


　　第六条　科技类民办非企业单位根据承担民事责任的不同方式分为法人单位、合伙单位和个体单位三种。


　　个人出资且担任科技类民办非企业单位负责人的，为个体单位；两人或两人以上合伙出资举办的，为合伙单位；两人或两人以上出资举办且具备法人资格的，为法人单位。


　　由企业事业单位、社会团体和其他社会力量举办的或上述组织与个人共同举办的，为法人单位。


　　第七条　设立科技类民办非企业单位的最低开办资金，个体单位为1万元人民币，合伙单位为3万元人民币，法人单位为5万元人民币。


　　第八条　科技类民办非企业单位按其所从事的业务范围，划分为以下类型：


　　（一）主要从事科学研究与技术开发业务的科学技术研究院（所、中心）；


　　（二）主要从事科技成果孵化、转让、扩散业务的科学技术转移（促进）中心；


　　（三） 主要从事科技咨询、服务和培训业务的科技咨询中心、技术服务中心（部）和技术培训中心（部）；


　　（四）主要从事科技成果、管理要素、知识要素等无形资产评估业务的科技评估事务中心（所）；


　　（五）主要从事科学技术知识普及、交流、传播业务的科技普及（传播）中心；


　　（六）其他从事科学技术活动的科技类民办非企业单位。


　　第九条　申请设立科技类民办非企业单位，应向市科技行政管理部门提交以下材料：


　　1、登记申请书；


　　2、有规范的名称和必要的组织机构；


　　3、场所使用权证明和与开展业务相关的设备清单；


　　4、拟任法定代表人或单位负责人的基本情况；


　　5、验资报告；


　　6、从业人员中主要科技人员的专业技术资格证明材料；


　　7、市科技行政管理部门要求提供的其他材料；


　　8、章程草案。


　　第十条　市科技行政管理部门自收到全部有效文件之日起15个工作日内，作出审查同意或不同意的决定。对审查同意的，向申请人出具批准文件；对审查不同意的，书面通知申请人，并说明理由。


　　经市科技行政管理部门审查同意后，申请人持（市科技行政管理部门的）批准文件，连同本规定第八条规定的申请材料到市民政部门申请登记。


　　第十一条　科技类民办非企业单位经市民政部门核准登记后，取得民办非企业单位法人或者合伙、个体等民事主体资格。科技类民办非企业单位凭登记证书申请刻制印章，申办组织机构代码，办理收费许可证，进行税务登记，开立银行帐户等相关手续。


　　第十二条　办法实施前，经有关部门同意设立的科技类民办非企业单位，但未经登记管理机关登记的，依照本规定第三条的规定办理。


　　第十三条　科技类民办非企业单位可以依法通过以下方式获得发展资金：


　　（一）接受社会各界单位或个人的捐赠、资助；


　　（二）接受政府、企事业单位、社会团体及其他社会组织和个人的委托项目资金；


　　（三）为社会提供与业务相关的有偿服务所获得的报酬；


　　（四）其他合法收入。


　　第十四条　科技类民办非企业单位接受捐赠、资助，必须符合章程规定的宗旨和业务范围，必须根据与捐赠人、资助人约定的期限、方式和合法用途使用。并在实际占有、使用前向科技行政管理部门报告有关情况，报告应载明接受和使用捐赠、资助款物是否符合章程规定，捐赠和资助主体的基本情况，与捐赠、资助主体约定的期限、方式和合法用途，向社会公布的方式和内容等。


　　第十五条 科技类民办非企业单位的财务会计制度参照事业单位财务制度执行。


　　第十六条 科技类民办非企业单位开展业务活动需要收取费用时，其收费作为经营服务性收费的，由价格主管部门进行管理，收费标准除价格主管部门明确规定实行政府定价或政府指导价以外， 均由科技类民办非企业单位自主确定或委托人协商确定，收费时要按规定使用税务发票。


　　第十七条 科技类民办非企业单位，享受以下税收优惠：


　　(一)技术转让、技术开发和与之相关的技术咨询、技术服务等技术交易，经市技术市场管理办公室进行技术交易合同登记认定后，报经市地税局批准，可免征营业税；


　　(二)新开办的科技类民办非企业单位，经主管税务机关批准，自开办之日起两年内免征企业所得税；


　　(三)科技类民办非企业单位进行技术转让，以及在技术转让过程中发生与技术转让有关的技术咨询、技术服务、技术培训所得，年净收入在30万元以下的，暂免征收企业所得税；超过30万元部分，依法缴纳企业所得税。


　　第十八条 科技类民办非企业单位下列收入属于非应税收入：


　　(一)取得的财政补助收入和财政拨款的专项经费收入；


　　(二)取得同级财政部门核拨的行政事业性收费、政府性基金、资金；


　　(三)经批准取得社会各界的捐赠收入；


　　(四)从主管部门和上级单位取得的用于科技事业发展的专项补助收入；


　　(五)从其所属独立核算经营单位的税后利润中取得的收入。


　　第十九条　按照财政部、国家税务总局财税字［1999］273号文件的有关规定，社会力量资助非关联的科技类民办非企业单位的，经主管税务机关审定，可以全额在当年度应纳税所得额中扣除。


　　第二十条　科技类民办非企业单位转化职务科技成果，应当依法对研究开发该项科技成果的职务科技成果完成人和为成果转化做出重要贡献的其它人员给予奖励。其中，以技术转让方式将职务科技成果提供给他人实施的，应当从技术转让所取得的净收入中提取不低于20％的比例用于一次性奖励；自行实施转化或与他人合作实施转化的，单位应当在项目实施后，连续3年至5年内，从实施该科技成果转化年净收入中提取不低于5％的比例用于奖励，或参照此比例给予一次性奖励，其中在研究开发和成果转化中做出主要贡献的人员，所得的奖励份额应不低于奖励总额的50％。具体奖励比例和方式由单位自行确定。


　　第二十一条　科技类民办非企业单位应参加年度检查。年度检查工作在每年的第二季度进行，科技类民办非企业单位应于每年3月31日前向科技行政管理部门提交上一年度的工作报告，科技行政管理部门自收到该民办非企业单位年度工作报告之日起30日内作出初审意见后，再由登记管理机关审查并作出年检结论。


　　凡年检时成立时间不足六个月者，可不参加当年的年检工作。


　　第二十二条　科技类民办非企业单位申请本市科技计划项目，享有与科研机构、高等学校、企业同等的待遇。


　　第二十三条　本规定由市科技局、市民政局、市财政局、市地方税务局负责解释。


　　第二十四条　区级科技行政管理部门可根据本规定制定相应的管理规定。


　　第二十五条　本规定自发布之日起施行。